Privacy & cookiebeleid

Privacy statement

(klant, opdrachtgever, particuliere klant,prospect, leverancier, consultant, influential,...)

Bij Hanver Services hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen van wie wij gegevens verzamelen. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België.

We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.

In dit privacy statement leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we uw persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.

Dit privacy statement is voor u bedoeld wanneer u:

een contactpersoon bent bij één van onze opdrachtgevers, klanten of afnemers van één of meerdere diensten
een particulier bent die diensten afneemt of wenst af te nemen
een contactpersoon bent bij één van onze leveranciers;
een contactpersoon bent bij elke instantie (bedrijf, overheid, beroepsfederatie van werkgevers of van werknemers, school, universiteit, partner, ... ) waarmee wij een vorm van contact of samenwerking (willen) aangaan of onderhouden en waarvan wij persoonsgegevens verzamelen.
Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met dit privacy statement.

1. Wie zijn wij?

De volgende vennootschap Hanver Services BV gevestigd te Geuzesmissestraat 25B, 8880 Rollegem-Kapelle is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. (conform de GPDR wetgeving dd. 05/2018)

2. Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?

We verzamelen uw gegevens zodra u ons zelf uw gegevens overmaakt. Dit kan per mail, sms, mondeling, telefonisch, op een evenement, tijdens een opleiding, ... via afgifte van uw visitekaartje, via ons invulformulier op de website of op enig andere mogelijke wijze.

We kunnen uw gegevens ook verzamelen wanneer deze publiek toegankelijk zijn gemaakt, of wanneer u deze zelf openbaar heeft gemaakt op publieke/sociale media (vb. LinkedIn, Facebook) en hieruit zou blijken dat u voor ons de juiste contactpersoon bent om mee in gesprek te gaan in het kader van onze dienstverlening.

C. Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

We verzamelen uw persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder u daarvan op voorhand te verwittigen en indien nodig, uw toestemming daarvoor te vragen.

Wij gebruiken uw gegevens in het kader van de voorstelling en uitvoering van onze dienstverlening aan u of uw bedrijf of organisatie, voor de voorstelling en uitwerking van gezamenlijke projecten, partnerships, voor de belangenbehartiging van Hanver Services of in het kader van uw dienstverlening als leverancier of consultant.

Meer specifiek gebruiken we uw persoonsgegevens om, in voorkomend geval,

u informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Hanver en om deze beter te kunnen afstemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf of organisatie;
een zakelijke relatie met u of uw bedrijf of organisatie aan te gaan, een dienstverleningsovereenkomst te sluiten en te onderhouden en de uitvoering ervan mogelijk te maken;
informatie met u te kunnen uitwisselen over ons aanbod evenals van de facturatie en de boekhoudkundige verwerking daarvan;
u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, evenementen of workshops;
u te kunnen contacteren voor het nemen van referenties;
u in uw functie bij een publieke instelling (overheid, universiteit, beroepsfederatie, …) te kunnen contacteren voor het behartigen van de belangen Hanver
de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te meten. Hiertoe kunnen wij, of een door ons daartoe aangeduide derde partij, u vragen om deel te nemen aan enquêtes, en de verkregen informatie gebruiken en verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren;
de bedrijfsveiligheid te garanderen. We kunnen de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze databases te voorkomen en onze belangen en die van alle in onze databases opgenomen personen te beschermen;
u toe te laten om uw rechten (zie verder onder punt H) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.

We gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens, naargelang de soort verwerking, op basis van:

onze (pre)contractuele relatie: wanneer we met u of met uw bedrijf of organisatie een overeenkomst onderhandelen of sluiten, hebben we van u of van de daarbij betrokken personen van uw bedrijf of organisatie een aantal gegevens nodig om een gepaste offerte te kunnen indienen en bespreken, om die overeenkomst te kunnen voorbereiden, opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.

het legitiem belang van Hanver Services of van een derde partij: indien nodig, gebruiken wij uw gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van Hanver Services of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor het aanbieden en promoten van alle diensten en/of informatieve boodschappen die in lijn liggen met wat u in de context van onze bestaande of mogelijk toekomstige relatie redelijkerwijs van ons kan verwachten te ontvangen. Dit kan ook gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we uw gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering.

D. Welke persoonsgegevens verwerken we van u?

We verwerken in eerste instantie uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken: uw naam en voornaam, uw functie(titel), uw professioneel adres en uw professionele contactgegevens (telefoon- of gsm-nummer en/of e-mailadres).

Voor particuliere klanten gaat het om uw privé-adres en de door u gekozen contactgegevens waarop we u kunnen bereiken (telefoon- of gsm-nummer en/of e-mailadres). Daarnaast hebben wij ook een geboortedatum nodig en het geslacht van deelnemer/consument.

Aanvullende gegevens zijn niet altijd noodzakelijk maar kunnen wenselijk zijn in het kader van het uitbouwen van onze zakelijke relatie of om onze dienstverlening en onze commerciële acties beter te kunnen afstemmen op uw interesses, wensen en noden.

Nog andere gegevens zijn volledig optioneel en zijn er uitsluitend op gericht om een goede persoonlijke relatie met u te onderhouden (vb. uw hobby’s, …). Als u ervoor kiest om dit soort persoonlijke gegevens met ons te delen, dan kunnen wij deze in onze database verwerken.

U doet er goed aan om elke wijziging in uw persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven.

E. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Alleen indien nodig voor de verwezenlijking van de onder punt C vermelde doelstellingen, voor de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting (van Hanver Services of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van Hanver Services of van een derde partij) kan Hanver Services bepaalde van uw persoonsgegevens overmaken:

aan alle andere vennootschappen van de groep Hanver Services in België, voor onder meer:
de verwezenlijking van de doelstellingen van onze zakelijke relatie;
interne dienstverlening (administratieve taken facturatie, klanten- en leveranciersboekhouding, debiteurenbeheer, ...);
promoties en marketingacties in het kader van onze dienstverlening.
Uw persoonsgegevens worden door Hanver Services niet verkocht, noch verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met uw voorafgaande toestemming.
Bij de ontwikkeling van de activiteiten van Hanver Services mag Hanver Services activiteiten of activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen uw persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de overgedragen activa.

F. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard voor de tijd nodig voor de uitvoering van de doelstellingen zoals beschreven onder punt C en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

G. Beveiligingsmaatregelen?

Hanver Services doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen.

Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komt Hanver met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

H. Wat zijn uw rechten?

Hanver Services verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschikt u over een aantal rechten die u op elk moment kan uitoefenen.

U kunt volgende rechten uitoefenen:

Recht van bezwaar

U kunt zich verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kan u enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Hanver of van een derde (zie hoger in punt C). Bij de uitoefening van dit recht zult u in het formulier moeten aangeven tegen welke verwerking u precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.

Bezwaar tegen het gebruik van uw e-mailadres voor nieuwsbrieven, promoties en marketingacties van Hanver, kan u heel eenvoudig zelf uitoefenen. In elke e-mail die u in dit verband van ons krijgt, heeft u steeds de mogelijkheid om u uit te schrijven.

Recht van Inzage

U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Als dit het geval is, kan u volgende informatie opvragen: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we van u bewaren, de categorieën van ontvangers ervan (derde landen of internationale organisaties), de bewaartermijnen of de criteria om die te bepalen, uw overige rechten, andere bronnen van herkomst van uw gegevens en het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen.

Recht op rectificatie (verbetering en aanvulling)

U kunt vragen om alle volgens u onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen. Bij de uitoefening van dit recht zult u in het formulier moeten aangeven welke gegevens u precies wil rechtzetten of aanvullen.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan Hanver heeft bezorgd, door Hanver in elektronische vorm te laten overdragen naar uzelf (via het e-mailadres dat u opgeeft in uw aanvraagformulier) of naar een andere door u aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (via zijn e-mailadres dat u opgeeft in uw aanvraagformulier).

Recht op gegevenswissing (vergetelheid)

In de gevallen voorzien door de GDPR, zullen wij op uw vraag overgaan tot verwijdering van uw persoonsgegevens.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

u de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door Hanver Services);

de verwerking van uw persoonsgegevens door Hanver Services onrechtmatig zou zijn, maar u toch uw recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen;

wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in dit privacy statement opgenomen doelen (punt C), maar u deze wel nog nodig heeft voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering;

u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).

I. Cookies

Op onze websites maken wij gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend.

J. Vragen, opmerkingen, klachten en datalekken

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Hanver dan kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer van Hanver via privacy@hanver.be.

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Heeft u weet van een datalek, of heeft u een vermoeden van een datalek, dan vragen wij u om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via privacy@hanver.be 

K. Wijzigingen

Hanver kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest actuele versie kan u te allen tijde inzien op onze websites.

Deze versie is opgesteld in mei 2021