Confidentialité

Déclaration de confidentialité

(client, donneur d'ordre, client particulier, prospect, fournisseur, consultant, influent,...)

Chez Hanver Services, nous attachons une grande importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation applicable en Belgique.

Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont fournies contre la perte, la destruction, la divulgation, l'accès non autorisé ou l'utilisation abusive.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons qui nous sommes, quand et pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, quelles données nous collectons, comment et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer il.

Cette déclaration de confidentialité vous est destinée lorsque vous :

vous êtes interlocuteur chez l'un de nos clients, clients ou acheteurs d'un ou plusieurs services
êtes un particulier qui achète ou souhaite acheter des services
êtes une personne de contact chez l'un de nos fournisseurs ;
vous êtes une personne de contact auprès de tout organisme (entreprise, gouvernement, fédération professionnelle d'employeurs ou d'employés, école, université, partenaire, ...) avec lequel nous (voulons) entrer ou maintenir une forme de contact ou de coopération et à partir de laquelle nous collectons des données personnelles.
Si vous choisissez de nous fournir volontairement des informations, nous utiliserons ces informations conformément à la présente déclaration de confidentialité.

1. Qui sommes-nous ?

La société Hanver Services BV, sise Geuzesmissestraat 25B, 8880 Rollegem-Kapelle, est responsable du traitement de vos données personnelles. (conformément à la législation RGPD du 05/2018)

2. Quand collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données dès que vous nous fournissez vos données. Cela peut se faire par e-mail, SMS, oralement, par téléphone, lors d'un événement, lors d'une formation, ... en remettant votre carte de visite, via notre formulaire sur le site ou de toute autre manière possible.

Nous pouvons également collecter vos données lorsqu'elles ont été rendues publiques, ou lorsque vous les avez vous-même rendues publiques sur les réseaux publics/sociaux (par exemple, LinkedIn, Facebook) et cela montre que vous êtes la bonne personne de contact avec qui nous pouvons parler. partie de nos services.

C. Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles aux fins énoncées ci-dessous et n'utiliserons pas ces données à d'autres fins sans vous en informer au préalable et, le cas échéant, solliciter votre consentement.

Nous utilisons vos données dans le cadre de la présentation et de la mise en œuvre de nos services pour vous ou votre entreprise ou organisation, pour la présentation et le développement de projets communs, de partenariats, pour représenter les intérêts de Hanver Services ou dans le cadre de vos services en tant que fournisseur ou consultant.

Plus précisément, nous utilisons vos données personnelles pour, le cas échéant,

pour pouvoir vous fournir des informations sur les services et autres activités de Hanver et pour mieux les adapter à vos besoins et souhaits ou à ceux de votre entreprise ou organisation ;
pour entrer en relation d'affaires avec vous ou votre entreprise ou organisation, pour conclure et maintenir un contrat de service et pour permettre son exécution ;
pour pouvoir échanger avec vous des informations sur notre offre ainsi que sur le traitement de facturation et de comptabilité de celle-ci ;
vous approcher pour des offres commerciales, des newsletters, des événements ou des ateliers ;
pour pouvoir vous contacter pour des références ;
pour pouvoir vous contacter dans votre poste au sein d'une institution publique (gouvernement, université, fédération professionnelle, etc.) pour représenter les intérêts de Hanver
contrôler et mesurer la qualité de nos services. À cette fin, nous, ou un tiers désigné par nous, pouvons vous demander de participer à des sondages, et utiliser et traiter les informations obtenues pour améliorer la qualité de nos services ;
garantir la sécurité de fonctionnement. Nous pouvons surveiller les activités de nos systèmes pour empêcher l'utilisation abusive des informations de nos bases de données et pour protéger nos intérêts et ceux de toutes les personnes incluses dans nos bases de données ;
pour vous permettre d'exercer vos droits (voir plus loin sous le point H) et pouvoir démontrer par la suite que nous avons respecté ces droits.

Nous utilisons et traitons vos données personnelles, selon le type de traitement, sur la base de :

notre relation (pré)contractuelle : lorsque nous négocions ou concluons un accord avec vous ou votre entreprise ou organisation, nous avons besoin d'un certain nombre de données vous concernant ou concernant les personnes impliquées dans votre entreprise ou organisation afin de pouvoir soumettre une offre appropriée et pouvoir préparer, rédiger puis exécuter correctement cet accord. Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient traitées dans ce contexte, il ne nous est pas possible de conclure ou d'exécuter le service.

l'intérêt légitime de Hanver Services ou d'un tiers : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes de Hanver Services ou d'un tiers. Cela peut être fait, par exemple, pour fournir et promouvoir tous les services et/ou messages d'information qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement vous attendre à recevoir de nous dans le cadre de notre relation existante ou future possible. Cela peut également être fait pour les contrôles d'accès ou les contrôles et audits internes pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos activités. Cet intérêt légitime est également présent lorsque nous avons besoin de conserver vos données dans le cadre de la constatation, de l'exercice ou de la défense d'un éventuel recours en justice.

D. Quelles données personnelles traitons-nous de vous ?

En premier lieu, nous traitons vos données personnelles nécessaires à la bonne exécution de nos services : vos nom et prénom, votre fonction (civilité), votre adresse professionnelle et vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone ou de portable et/ou adresse e-mail). adresse e-mail).

Pour les clients privés, il s'agit de votre adresse privée et des coordonnées choisies par vous où nous pouvons vous joindre (numéro de téléphone ou de portable et/ou adresse e-mail). De plus, nous avons également besoin d'une date de naissance et du sexe du participant/consommateur.

Des informations supplémentaires ne sont pas toujours nécessaires, mais peuvent être souhaitables dans le cadre de l'élargissement de notre relation commerciale ou pour mieux adapter nos services et nos campagnes commerciales à vos intérêts, souhaits et besoins.

Les autres données sont totalement facultatives et visent uniquement à maintenir une bonne relation personnelle avec vous (par exemple, vos loisirs, ...). Si vous choisissez de partager ce type d'informations personnelles avec nous, nous pouvons les traiter dans notre base de données.

Vous feriez bien de nous informer dès que possible de toute modification de vos données personnelles.

E. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Uniquement si nécessaire pour la réalisation des objectifs énoncés au point C, pour la mise en œuvre de l'accord existant entre nous, l'exécution d'une obligation légale (de Hanver Services ou d'un tiers) ou la promotion d'un intérêt légitime (de Hanver Services ou d'un tiers), Hanver Services peut transférer certaines de vos données personnelles :

à toutes les autres sociétés du groupe Hanver Services en Belgique, y compris pour :
la réalisation des objectifs de notre relation commerciale ;
les services internes (tâches administratives, facturation, comptabilité clients et fournisseurs, gestion des débiteurs, ...) ;
promotions et campagnes de marketing dans le cadre de nos services.
Vos données personnelles ne seront pas vendues, louées ou rendues disponibles commercialement à des tiers par Hanver Services, sauf avec votre consentement préalable.
Dans le cadre du développement des activités de Hanver Services, Hanver Services peut vendre des activités ou des actifs. En cas de vente, fusion, réorganisation, dissolution ou événement similaire, vos données personnelles et autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

F. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs tels que décrits au point C et au respect de nos obligations légales.

G. Mesures de sécurité ?

Hanver Services met tout en œuvre pour protéger de manière optimale vos données personnelles contre toute utilisation non autorisée. Nous le faisons par des mesures physiques, administratives et technologiques.

Par exemple, seules les personnes autorisées ont accès à nos bureaux et à nos systèmes et l'accès est limité aux systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes doivent connaître et appliquer correctement nos politiques internes de confidentialité et de protection des données. Dans la mesure où des données sont fournies à des tiers, Hanver convient avec ces tiers qu'ils protègent également de manière optimale les données personnelles.

H. Quels sont vos droits ?

Hanver Services traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. En tant qu'intéressé, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles. Vous ne pouvez le faire qu'à l'encontre d'un traitement fondé sur les intérêts légitimes de Hanver ou d'un tiers (voir ci-dessus au point C). Lors de l'exercice de ce droit, vous devrez indiquer dans le formulaire exactement à quel traitement vous vous opposez et pour quelles raisons précises. Ceci est nécessaire pour pouvoir faire une pesée correcte des intérêts.

Vous pouvez facilement vous opposer à l'utilisation de votre adresse e-mail pour les newsletters, les promotions et les campagnes marketing de Hanver. Dans chaque e-mail que vous recevez de notre part à cet égard, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire.

Droit d'inspection

Vous pouvez demander une réponse précise pour savoir si vos données personnelles sont traitées ou non. Si tel est le cas, vous pouvez demander les informations suivantes : les finalités de traitement, les catégories de données personnelles que nous stockons à votre sujet, les catégories de destinataires (pays tiers ou organisations internationales), les durées de conservation ou les critères pour les déterminer, votre d'autres droits, d'autres sources d'origine de vos données et l'existence d'une prise de décision automatisée. Lors de la fourniture de ces informations, nous devons toujours tenir compte des droits et libertés d'autrui.

Droit de rectification (correction et ajout)

Vous pouvez demander que toutes les données (personnelles) que vous considérez comme incorrectes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées. Lors de l'exercice de ce droit, vous devrez indiquer dans le formulaire exactement quelles données vous souhaitez rectifier ou compléter.

Droit à la portabilité

Vous avez le droit de faire transférer les données personnelles que vous avez fournies à Hanver par Hanver sous forme électronique à vous-même (via l'adresse e-mail que vous fournissez dans votre formulaire de candidature) ou à un autre responsable du traitement que vous avez désigné (via son adresse e-mail adresse e-mail que vous fournissez dans votre formulaire de candidature).

Droit à l'effacement (oubli)

Dans les cas prévus par le RGPD, nous supprimerons vos données personnelles à votre demande.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles lorsque :

vous contestez l'exactitude de vos données personnelles (pour la durée du contrôle par Hanver Services) ;

le traitement de vos données personnelles par Hanver Services serait illégal, mais vous ne souhaitez toujours pas invoquer votre droit à l'effacement ;

nous n'avons plus besoin de vos données personnelles aux fins énoncées dans la présente déclaration de confidentialité (point C), mais vous en avez toujours besoin pour établir, exercer ou justifier un droit en justice ;

vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données personnelles (pour la durée de la pesée des intérêts).

I. Cookies

Nous utilisons des cookies et des statistiques Web sur nos sites Web. Nous le faisons pour voir comment les visiteurs utilisent notre site Web. Ces informations nous aident à améliorer le site. Un cookie est un fichier qui est stocké sur votre ordinateur. Ces cookies peuvent être reconnus lors d'une visite ultérieure sur notre site Web.

J. Questions, commentaires, plaintes et violations de données

Si vous avez des questions, des commentaires ou des réclamations concernant la protection de vos données personnelles par Hanver, veuillez contacter le délégué à la protection des données de Hanver via privacy@hanver.be.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (GBA), à l'adresse suivante : Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles.

Si vous avez connaissance d'une violation de données ou si vous suspectez une violation de données, nous vous demandons de toujours nous en informer immédiatement via privacy@hanver.be

K. Modifications

Hanver peut apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à cette déclaration de confidentialité pour diverses raisons. Vous pouvez consulter à tout moment la version la plus récente sur nos sites Web.

Cette version a été rédigée en mai 2021